Onboarding – Role w procesie wdrożenia nowego pracownika.

 

1. 1. Dział HR

Dział HR pełni rolę strategiczną i operacyjną w procesie onboardingu. Jego zadania obejmują:

• • Planowanie i wdrażanie procesów: Opracowanie kompleksowego planu onboardingu, który obejmuje wszystkie aspekty integracji nowych pracowników.

• • Wsparcie administracyjne: Zarządzanie dokumentacją, umowami, politykami i procedurami związanymi z onboardingiem.

• • Analiza efektywności: Monitorowanie skuteczności onboardingu i wprowadzanie usprawnień w odpowiedzi na opinie pracowników oraz wyniki analiz.

Dane z rynku: Według LinkedIn, organizacje, które angażują dział HR w proces onboardingu, notują o 50% wyższą satysfakcję pracowników i o 30% niższą rotację (LinkedIn, 2021) LinkedIn.

2. 2. HR Manager

HR Manager odgrywa kluczową rolę w strategii onboardingu, nadzorując cały proces i zapewniając budżet z organizacji. Do jego głównych zadań należy:

• • Monitorowanie procesu: Śledzenie postępów onboardingu i nadzór nad realizacją przyjętej strategii onboardingowej. 

Dane z rynku: Badania przeprowadzone przez Society for Human Resource Management (SHRM) pokazują, że organizacje, które mają dobrze zorganizowany proces onboardingu zarządzany przez HR Managera, notują o 50% wyższy wskaźnik retencji pracowników w pierwszym roku pracy (SHRM, 2021) SHRM.

3. 3. Bezpośredni przełożony

Bezpośredni przełożony jest kluczową osobą odpowiedzialną za wprowadzenie nowego pracownika do jego roli i zespołu. Jego zadania obejmują:

• • Ustalenie celów: Wyznaczenie jasnych celów i oczekiwań dla nowego pracownika.

• • Wsparcie i mentoring: Udzielanie wsparcia i feedbacku, który pomoże pracownikowi zrozumieć swoje zadania i dostosować się do kultury organizacyjnej.

• • Ocena postępów: Regularne monitorowanie postępów i dostarczanie konstruktywnego feedbacku.

Dane z rynku: Z raportu Harvard Business Review wynika, że nowe osoby, które mają silne wsparcie od swojego przełożonego, są o 40% bardziej zaangażowane i mają o 20% mniejszą skłonność do rezygnacji z pracy w pierwszym roku (Harvard Business Review, 2022) Harvard Business Review.

4. 4. Mentor

Mentor to doświadczony pracownik, który pomaga nowemu członkowi zespołu w adaptacji i rozwoju. Rola mentora obejmuje:

• • Wsparcie emocjonalne: Pomoc w adaptacji do nowego środowiska i radzeniu sobie z ewentualnymi trudnościami.

• • Przekazywanie wiedzy: Dzielenie się wiedzą na temat kultury organizacyjnej, procesów i nieformalnych zasad funkcjonowania firmy.

• • Pomoc w nawiązywaniu relacji: Ułatwianie integracji z innymi członkami zespołu.

Dane z rynku: Raport Association for Talent Development (ATD) pokazuje, że pracownicy mający mentora są o 50% bardziej zadowoleni z pracy i mają o 30% niższy wskaźnik rotacji (ATD, 2021) ATD.

5. 5. Specjalista ds. szkoleń

Specjalista ds. szkoleń jest odpowiedzialny za zapewnienie, że nowi pracownicy mają dostęp do niezbędnych szkoleń i materiałów edukacyjnych. Jego zadania obejmują:

• • Opracowanie materiałów szkoleniowych: Przygotowanie i aktualizacja materiałów szkoleniowych, które są dostosowane do potrzeb nowych pracowników.

• • Organizacja szkoleń: Koordynacja szkoleń wstępnych i zapewnienie, że nowi pracownicy uczestniczą w odpowiednich sesjach.

• • Monitorowanie efektywności: Ocena skuteczności szkoleń i wprowadzanie ewentualnych usprawnień.

Dane z rynku: Badania eLearning Industry wskazują, że organizacje inwestujące w dobrze zaplanowane programy szkoleniowe dla nowych pracowników mogą zmniejszyć czas potrzebny na pełną adaptację o 50% (eLearning Industry, 2021) eLearning Industry.

6. 6. Koordynator ds. IT

Koordynator ds. IT odpowiada za zapewnienie, że nowi pracownicy mają dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi technologicznych. Jego zadania obejmują:

• • Przygotowanie stanowiska pracy: Upewnienie się, że nowy pracownik ma dostęp do niezbędnego sprzętu i oprogramowania.

• • Wsparcie techniczne: Udzielanie pomocy w przypadku problemów technicznych i rozwiązywanie problemów związanych z systemami.

• • Szkolenie z zakresu technologii: Przeprowadzanie szkoleń dotyczących korzystania z narzędzi i systemów używanych w firmie.

Dane z rynku: Z raportu Forbes wynika, że organizacje, które efektywnie zarządzają dostępem do technologii dla nowych pracowników, mogą zwiększyć ich produktywność o 15% (Forbes, 2021) Forbes.

     8. Buddy

Buddy, znany również jako „partner onboardingu” lub „kolega z zespołu”, jest osobą, która pomaga nowemu pracownikowi w adaptacji do zespołu i kultury organizacyjnej. Rola buddy obejmuje:

• • Wsparcie w pierwszych dniach: Pomoc w orientacji w biurze, zapoznanie z zespołem i procedurami.

• • Dostępność na pytania: Odpowiadanie na pytania dotyczące codziennych obowiązków, procedur i nieformalnych zasad funkcjonowania firmy.

• • Promowanie kultury: Ułatwianie zrozumienia kultury organizacyjnej i wartości firmy.

Dane z rynku: Badania Gallup pokazują, że nowi pracownicy, którzy mają buddy’ego, szybciej adaptują się do organizacji i są o 25% bardziej zadowoleni z pracy (Gallup, 2022) Gallup.

     9. Tutor

Tutor to osoba odpowiedzialna za zapewnienie, że nowy pracownik zdobywa wiedzę i umiejętności potrzebne do efektywnego wykonywania swojej roli. Jego zadania obejmują:

• • Praktyczne szkolenie: Prowadzenie szkoleń praktycznych i prezentowanie najlepszych praktyk w codziennych obowiązkach.

• • Ocena postępów: Regularne oceny umiejętności nowego pracownika i udzielanie feedbacku.

• • Dostosowanie nauki: Dostosowanie programu szkoleniowego do specyficznych potrzeb i umiejętności nowego pracownika.

Dane z rynku: Z raportu Training Magazine wynika, że organizacje, które wykorzystują role tutorów w onboardingu, mogą zwiększyć efektywność nauki o 35% i poprawić adaptację pracowników o 25% (Training Magazine, 2021) Training Magazine.

    10. HR Biznes Partner

HR Biznes Partner (HRBP) pełni strategiczną rolę w onboardingu, łącząc funkcje HR z celami biznesowymi organizacji. Jego zadania obejmują:

• • Strategiczne doradztwo: Konsultowanie działań onboardingu z potrzebami i strategią biznesową organizacji.

• • Analiza potrzeb: Identyfikowanie i analizowanie potrzeb onboardingowych w kontekście celów i wyzwań biznesowych.

• • Koordynacja i wsparcie: Współpraca z innymi działami, takimi jak dział HR, menedżerowie i liderzy zespołów, aby zapewnić spójność i efektywność procesu onboardingu.

Dane z rynku: Raport Gartner wskazuje, że organizacje, które angażują HRBP w proces onboardingu, osiągają o 40% wyższą zgodność między potrzebami biznesowymi a realizowanymi działaniami onboardingu (Gartner, 2021) Gartner.

Dlaczego warto zaangażować się w proces Onboardingu nowych pracowników?

Rola i zaangażowanie różnych stanowisk w proces onboardingu są kluczowe dla zapewnienia skutecznej adaptacji nowych pracowników. Od HR Managera, przez przełożonego bezpośredniego, mentora, specjalistę ds. szkoleń, koordynatora ds. IT, buddy’ego, tutora, dział HR, sponsora, po HR Biznes Partnera – każda z tych ról ma istotne znaczenie dla stworzenia efektywnego onboardingu. Właściwe zrozumienie i wykorzystanie tych ról może znacząco wpłynąć na satysfakcję, zaangażowanie i retencję pracowników.

Inwestowanie w te kluczowe stanowiska i role w onboardingu nie tylko poprawia adaptację nowych pracowników, ale także przyczynia się do długotrwałego sukcesu organizacji. Zapewnienie, że każda z tych ról jest dobrze zdefiniowana i wsparcia odpowiednimi zasobami, stanowi fundament dla efektywnego onboardingu i pozytywnego doświadczenia pracownika.

Źródła:

1. Society for Human Resource Management (SHRM). „Onboarding Best Practices”. Retrieved from SHRM.
2. Harvard Business Review (2022). „The Importance of the First 90 Days”. Retrieved from Harvard Business Review.
3. Association for Talent Development (ATD). „The Value of Mentorship”. Retrieved from ATD.
4. eLearning Industry (2021). „The Importance of Onboarding and Training New Employees”. Retrieved from eLearning Industry.
5. Forbes (2021). „Ensuring Technology Readiness for New Employees”. Retrieved from Forbes.
6. Gallup (2022). „Employee Engagement”. Retrieved from Gallup.
7. Training Magazine (2021). „The Importance of Onboarding and Training”. Retrieved from Training Magazine.
8. LinkedIn (2021). „The Importance of Personalized Onboarding”. Retrieved from LinkedIn.
9. Gartner (2021). „The Role of HR Business Partners in Onboarding”. Retrieved from Gartner.