Najlepsze praktyki w Offboardingu
Najlepsze praktyki w Offboardingu na rynku Polskim
Offboarding, czyli proces zakończenia współpracy z pracownikiem, to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi, który ma istotne znaczenie dla długoterminowego sukcesu organizacji. Współczesne podejście do offboardingu, wykraczające poza jedynie formalne zakończenie umowy, obejmuje zarządzanie relacjami, wiedzą oraz przekazywaniem obowiązków. W Polsce, jak i na całym świecie, coraz więcej firm dostrzega znaczenie tego procesu, co prowadzi do wdrażania najlepszych praktyk w offboardingu. W niniejszym artykule przyjrzymy się najnowszym trendom i praktykom w offboardingu, bazując na aktualnych danych i badaniach.
1. Planowanie i struktura procesu Offboardingu
Opis: Planowanie offboardingu to kluczowy element zapewniający, że wszystkie aspekty zakończenia współpracy są odpowiednio zarządzane. Obejmuje to przygotowanie szczegółowego planu, który uwzględnia wszystkie kroki, od przekazania obowiązków po zakończenie dostępu do systemów.
Dlaczego warto? Badania przeprowadzone przez SHRM (Society for Human Resource Management) wskazują, że dobrze zorganizowany proces offboardingu zmniejsza ryzyko utraty kluczowych informacji i zapewnia płynne przekazanie obowiązków, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości operacyjnej (źródło: SHRM).
Przykład: Firma Grupa Lotos, w celu optymalizacji procesu offboardingu, wdrożyła szczegółowy plan, który obejmuje listę kontrolną z wszystkimi wymaganymi działaniami, od przejęcia obowiązków przez innych pracowników po formalne zakończenie umowy.
Chcesz wdrożyć Onboarding? Skontaktuj się z nami!
2. Zarządzanie wiedzą i dokumentacją
Opis: Jednym z kluczowych elementów offboardingu jest skuteczne zarządzanie wiedzą i dokumentacją, która była w posiadaniu odchodzącego pracownika. Obejmuje to zapewnienie, że wszystkie istotne informacje, dokumenty i projekty są przekazywane w sposób uporządkowany.
Dlaczego warto? Według raportu McKinsey & Company, firmy, które skutecznie zarządzają wiedzą i dokumentacją podczas offboardingu, zmniejszają ryzyko utraty cennych informacji o 40% (źródło: McKinsey & Company).
Przykład: Zara Polska wprowadziła system zarządzania wiedzą, który umożliwia dokumentowanie kluczowych informacji i projektów na bieżąco. Przed zakończeniem współpracy pracownika, zespół HR organizuje spotkanie, podczas którego pracownik przekazuje wszystkie istotne informacje swoim następcom.
3. Proces zakończenia umowy i formalności
Opis: Proces zakończenia umowy powinien obejmować wszystkie formalności, takie jak rozliczenie benefitów, zakończenie dostępu do systemów, zwrot sprzętu i zakończenie umowy o pracę.
Dlaczego warto? Z raportu Deloitte wynika, że klarowne procedury zakończenia umowy pomagają uniknąć nieporozumień i konfliktów, a także zapewniają zgodność z regulacjami prawnymi (źródło: Deloitte).
Przykład: Media Expert opracował szczegółowy proces zakończenia umowy, który obejmuje wszystkie formalności oraz kontrolę zwrotu sprzętu i dostępu do systemów. Dzięki temu firma zapewnia płynne zakończenie współpracy i minimalizuje ryzyko problemów prawnych.
4. Rozmowa feedbackowa i badanie satysfakcji
Opis: Rozmowa feedbackowa oraz badanie satysfakcji odchodzącego pracownika dostarczają cennych informacji na temat jego doświadczeń w firmie oraz obszarów do poprawy.
Dlaczego warto? Badania opublikowane w Harvard Business Review pokazują, że 60% firm, które regularnie przeprowadzają rozmowy feedbackowe z odchodzącymi pracownikami, zauważa poprawę w kulturze organizacyjnej i procesach HR (źródło: Harvard Business Review).
Przykład: Bank Millennium wprowadził system regularnych rozmów feedbackowych z pracownikami kończącymi współpracę. W oparciu o zebrane informacje firma wprowadza zmiany w swoich procesach, co pozwala na ciągłe doskonalenie kultury organizacyjnej.
5. Przeciwdziałanie negatywnym efektom
Opis: Offboarding powinien uwzględniać również zarządzanie negatywnymi efektami, takimi jak obniżenie morale pozostałych pracowników czy możliwe negatywne opinie o firmie.
Dlaczego warto? Z danych Gallup wynika, że firmy, które skutecznie zarządzają negatywnymi efektami offboardingu, redukują ryzyko spadku morale w zespole o 30% (źródło: Gallup).
Przykład: Poczta Polska wdrożyła program, który obejmuje regularne spotkania z zespołem po zakończeniu współpracy z pracownikami, aby omawiać ewentualne obawy i zapewniać wsparcie dla pozostałych członków zespołu.
Inwestycja w Offboarding – Inwestycja w przyszłość
Inwestowanie w najlepsze praktyki offboardingu to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Skuteczna struktura procesu, zarządzanie wiedzą, precyzyjne formalności, cenny feedback oraz skuteczne zarządzanie negatywnymi efektami mogą znacząco wpłynąć na reputację i efektywność organizacji. Wykorzystaj te najlepsze praktyki, aby zakończenie współpracy było nie tylko formalnością, ale także okazją do nauki i rozwoju dla całego zespołu.
Platforma do onboarding pracownika on-line – OnboardMe – Onboarding.pl