Brak spójności i standaryzacji procesu Onboardingu

2. Cyfrowa platforma Onboardingowa

Co trzeba zrobić: Wdrożyć cyfrową platformę onboardingową, która automatyzuje proces i pozwala na standaryzację wdrażania nowych pracowników w całej organizacji, niezależnie od lokalizacji.

W jaki sposób:

• • Wybór platformy: Przeanalizuj dostępne na rynku platformy onboardingowe i wybierz taką, która najlepiej odpowiada na potrzeby Twojej organizacji. Ważne, aby platforma była elastyczna i umożliwiała personalizację procesów, a jednocześnie zapewniała spójność.

• • Integracja z systemami HR: Upewnij się, że wybrana platforma jest zintegrowana z innymi systemami HR w organizacji, co pozwoli na automatyczne przekazywanie danych oraz monitorowanie postępów nowego pracownika.

• • Personalizacja procesu: Choć standaryzacja jest kluczowa, ważne jest, aby platforma umożliwiała również pewien poziom personalizacji dla różnych ról czy działów, zapewniając spójne, ale elastyczne doświadczenie.

Przykład z rynku: Firma Slack wdrożyła cyfrową platformę onboardingową, która umożliwia standaryzację procesu onboardingowego. Slack korzysta z narzędzi takich jak wideokonferencje, zautomatyzowane powiadomienia oraz zasoby dostępne w chmurze, co zapewnia spójność i dostępność materiałów onboardingowych dla wszystkich nowych pracowników, niezależnie od ich lokalizacji.

3. System regularnych przeglądów i aktualizacji procesu Onboardingowego

Co trzeba zrobić: Wdrożyć system regularnych przeglądów i aktualizacji procesu onboardingowego, aby zapewnić, że pozostaje on spójny, aktualny i dostosowany do zmieniających się potrzeb organizacji.

W jaki sposób:

• • Ustanowienie zespołu ds. Onboardingu: Powołaj specjalny zespół odpowiedzialny za regularne przeglądy procesu onboardingowego. Zespół ten powinien zbierać feedback od nowo zatrudnionych pracowników oraz monitorować efektywność procesu.

• • Regularne przeglądy i aktualizacje: Przeprowadzaj kwartalne lub półroczne przeglądy procesu onboardingowego. Na podstawie zebranych danych i opinii, aktualizuj przewodnik oraz narzędzia używane w onboardingu, aby lepiej odpowiadały na potrzeby nowych pracowników i organizacji.

• • Komunikacja zmian: Informuj wszystkie działy o wprowadzanych zmianach i zapewnij dostęp do aktualnych wersji przewodnika oraz materiałów szkoleniowych.

Przykład z rynku: Firma Amazon stosuje regularne przeglądy i aktualizacje swojego procesu onboardingowego. Amazon zbiera szczegółowy feedback od nowych pracowników na każdym etapie onboardingowego cyklu i regularnie wprowadza zmiany, aby proces ten był nie tylko spójny, ale również elastyczny i nowoczesny.

4. Program mentorski jako element spójnego Onboardingu

Co trzeba zrobić: Wprowadzić program mentorski, który będzie integralnym elementem standardowego procesu onboardingowego, zapewniając nowym pracownikom spójne wsparcie na każdym etapie ich adaptacji.

W jaki sposób:

• • Dobór mentorów: Starannie wybieraj mentorów spośród doświadczonych pracowników, którzy dobrze znają kulturę organizacyjną oraz procedury. Mentorzy powinni być przeszkoleni w zakresie udzielania wsparcia nowym pracownikom.

• • Struktura programu: Opracuj strukturę programu mentorsko-szkoleniowego, w której mentorzy będą mieli jasno określone zadania oraz harmonogram spotkań z nowymi pracownikami. Program powinien obejmować regularne sesje mentoringowe, które będą odbywać się przez pierwsze kilka miesięcy pracy nowego pracownika.

• • Monitorowanie i ocena: Regularnie monitoruj efektywność programu mentorsko-szkoleniowego, zbierając feedback zarówno od mentorów, jak i nowych pracowników. Wprowadzaj modyfikacje w programie w odpowiedzi na zebrane opinie.

Przykład z rynku: Microsoft jest przykładem firmy, która skutecznie integruje program mentorski w procesie onboardingowym. Microsoft zapewnia każdemu nowemu pracownikowi mentora, który jest odpowiedzialny za jego wsparcie przez pierwsze 90 dni. Ten program jest kluczowym elementem spójności w onboardingu, co pozwala na płynniejszą adaptację do nowego środowiska pracy.

Czym grozi brak spójności i standaryzacji?

Brak spójności i standaryzacji w procesie onboardingowym może prowadzić do poważnych problemów, takich jak dezorientacja pracowników, niska efektywność wdrażania, a nawet wyższa rotacja. Wprowadzenie takich rozwiązań jak standardowy przewodnik, cyfrowe platformy onboardingowe, regularne przeglądy oraz programy mentorskie pozwala na stworzenie spójnego, efektywnego i elastycznego procesu. Przykłady z rynku, takie jak Google, Slack, Amazon czy Microsoft, pokazują, że inwestycja w ujednolicenie onboardingu przynosi wymierne korzyści dla organizacji i jej pracowników.

Źródła:

1. Google’s Employee Onboarding Process
2. Slack Onboarding Experience
3. Amazon’s Onboarding Lessons
4. Remote Onboarding at Microsoft